5 conseils pour organiser des réunions efficaces

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5 conseils pour organiser des réunions efficaces

Mal organisées, trop longues, brouillonnes… C’est peu dire que les réunions en entreprise ont mauvaise presse, souvent jugées peu efficaces par les participants. Et il est vrai que celles-ci peuvent rapidement devenir de véritables pertes de temps, si tant est qu’elles ne soient pas un minimum préparées. Retrouvez donc nos conseils pour des réunions enfin efficaces.

organisation de réunions

Crédits photo : Chefdentreprise

Définir les objectifs de la réunion

Rien ne sert de se voir trois fois par semaine si les objectifs attendus ne sont pas clairement énoncés. Préférez donc des réunions plus espacées dans le temps mais bien organisées, où les attentes sont définies à l’avance. Le jour J, commencez votre réunion par formuler les thèmes qui seront à l’ordre du jour et communiquez sur le timing prévu pour chacun des points. Cela évitera les mauvaises surprises et surtout, permettra aux participants de se mettre en condition pour être les plus pertinents possibles.

Convier les bons participants

Cela peut sembler évident mais doit néanmoins être rappelé : une réunion efficace passe par un bon choix des participants. Autrement dit, on choisira des collaborateurs qui ont un intérêt réel à participer à la réunion, en n’hésitant pas à en convoquer certains sur quelques points seulement qui les concernent. D’où l’intérêt de bien planifier à l’avance ce dont on va va parler, en anticipant le temps pris pour chaque thématique. Par ailleurs, un temps de parole équivalent entre chaque participant, en fonction bien sûr des points abordés, est primordial afin d’assurer une bonne cohésion dans l’équipe. Pour optimiser le dynamisme des échanges, et pour éviter que la réunion s’éternise, pensez donc à ne pas excéder huit à dix personnes par réunion.

Choisir soigneusement le lieu et l’horaire

Le lieu où se déroule la réunion est également un point à ne pas négliger. Evitez ainsi votre bureau, qui peut rendre la présence du patron plus pesante, mais plutôt une salle dédiée à cet effet, si possible bien éclairée et avec des murs clairs. Et pour une bonne vision de l’ensemble des participants, choisissez une table en U qui présente l’avantage de mettre l’animateur au centre du groupe. Quant à l’horaire, le créneau à éviter est celui de 14 à 16h, qui est généralement peu productif puisqu’il s’agit du moment de la digestion.

Animer correctement la réunion

L’animation de la réunion est souvent la partie la plus négligée. Ne faites pas cette erreur ! C’est au contraire l’une des clés d’une réunion réussie et efficace. Généralement, on évite par exemple de confier cette mission à un supérieur hiérarchique, puisque cela peut intimider les participants. Quelle que soit la personne choisie, son rôle sera en tout cas de parler peu, en laissant au maximum les autres s’exprimer, tout en régulant le temps de parole et en s’assurant que la discussion respecte l’agenda préalablement établi.

Réaliser un compte-rendu de la réunion

Une fois la réunion terminée, le travail ne s’arrête pas ici pour autant. Il faut en effet penser à synthétiser, a minima à l’oral et au mieux sous forme de compte rendu détaillé, les résultats obtenus lors de la réunion : décisions prises, missions des participants, points qui restent à aborder… Cela permet d’être certain que touts les participants ont compris la même chose et, dans le cas contraire, de corriger des incompréhensions.

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  1. Michel SILVA

    5 novembre

    Bonjour et merci beaucoup pour vos précieux conseils !

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