Déplacements professionnels : comment les optimiser ?

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Déplacements professionnels : comment les optimiser ?

Les déplacements professionnels sont bien souvent un casse-tête pour les entreprises, tant pour le budget qu’ils représentent qu’au niveau logistique. Pour les rentabiliser et réduire leur impact sur l’environnement, voici des clés pour optimiser au maximum les déplacements de vos collaborateurs.

 

Dans une entreprise, les déplacements professionnels doivent répondre à plusieurs enjeux majeurs. Au premier rang : la réduction des coûts et l’impact sur l’environnement. En termes de temps comme d’argent, ces déplacements sont en effet coûteux, et il est donc indispensable pour une société d’exploiter tous les leviers d’optimisation à disposition.

 

Pour cela, les dirigeants peuvent mettre en place un Plan de Déplacements de l’Entreprise (PDE). Celui-ci vise à privilégier les moyens de transport moins polluants et recouvre généralement trois éléments essentiels : inciter les salariés à prendre les transports en commun, encourager la mise en place de covoiturage et faciliter le télétravail.

 

Repenser ses déplacements : solutions collaboratives et télétravail

 

La première chose pour une entreprise souhaitant optimiser les déplacements professionnels de ses collaborateurs est de regarder du côté des nouvelles technologies et des outils collaboratifs. Les applis de covoiturage par exemple, de plus en plus utilisées par les salariés et les voyageurs soucieux de réduire leurs dépenses, peuvent s’avérer être une solution idéale. Elles permettent en effet d’organiser les trajets, en mettant en relation les salariés proches.

 

Une autre solution possible est la géolocalisation des véhicules de l’entreprise, pour limiter les déplacements inutiles et réduire les coûts de déplacement en favorisant des itinéraires communs. Cette solution doit néanmoins être encadrée, déclarée auprès de la CNIL et respecter la vie privée des salariés.

 

Enfin, le télétravail peut être une bonne alternative pour limiter les déplacements, même ponctuellement. Il permet aux salariés de travailler à distance, depuis leur domicile. Cette solution doit en revanche s’accompagner de la mise en place d’outils adaptés : supports mobiles, données hébergées en cloud, plateformes collaboratives, etc.

Optimiser les notes de frais

 

Si les entreprises sont souvent conscientes de l’importance d’optimiser les déplacements professionnels, il n’en est pas toujours de même pour les notes de frais.

Aujourd’hui, il existe pourtant des solutions permettant d’automatiser l’ensemble des étapes du processus, en évitant les saisies manuelles. Cela représente un gain de temps considérable et une limitation des risques d’erreurs.

 

Les cartes carburant répondent bien à cette problématique. Chez TOTAL, la Carte TOTAL GR permet d’accéder à tous les produits et services nécessaires à ses déplacements : carburant, lavage, péage, parking… Plus besoin d’avancer de frais (donc plus besoin de notes de frais) ! Les dépenses sont automatiquement centralisées et regroupées sur une facture unique, accessible via un espace client personnalisé et intuitif. Une solution tout-en-un, qui allège le temps passé sur la gestion d’une partie des notes de frais.

 

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  1. Optimiser les coûts et la gestion d’une flotte automobile permet d’économiser en moyenne 6000 à 8000 € par véhicule mais reste un sujet complexe à traiter, car nécessitant de prendre en compte différents paramètres, comme par exemple :
    ECONOMIQUE, en optant pour les bons critères de choix concernant les véhicules de tourisme et les véhicules utilitaires. Le coût de la fiscalité, par exemple, est significatif et le sera d’autant plus avec la nouvelle norme la norme WLTP, applicable dès septembre 2018, qui modifie le calcul des émissions de CO2 est donc les calculs liés à la TVS.
    CONTRACTUEL, car le contenu des contrats de location ou des contrats portant sur les différentes prestations est très différent d’un prestataire à un autre. Il convient donc d’apprécier ces différences et surtout d’appréhender les impacts économiques qu’elles génèrent. Il peut y avoir jusqu’à 20 points de différenciation, uniquement au niveau de la rédaction des contrats.
    SOCIAL car le véhicule reste un vecteur d’image, à la fois pour le conducteur et pour l’entreprise. Le choix du véhicule aura donc une influence sur le recrutement, la fidélisation des utilisateurs ainsi que sur leurs performances professionnelles.
    ECOLOGIQUE : l’optimisation de la flotte automobile fait souvent partie de la stratégie Carbone de l’entreprise. Les choix effectués auront un impact direct sur le réchauffement climatique et les dépenses énergétiques.
    COMPORTEMENTAL : si le véhicule professionnel reste avant tout un moyen de déplacement, sa bonne utilisation par le conducteur ou bien le recours à des solutions alternatives auront des impacts importants sur le coût de revient de votre flotte automobile.
    OPERATIONNEL : de sa prise en charge jusqu’à sa restitution, le conducteur devra réaliser différentes opérations comme l’entretien, le remplacement des pneumatiques, l’approvisionnement en carburant, les éventuels contrôles techniques, l’utilisation de véhicules de remplacement, l’organisation de la restitution du véhicule,… Autant d’opérations se prêtant une optimisation, nécessitant un bon suivi de la part de l’entreprise et donnant lieu à une réduction des coûts directs et indirects.
    JURIDIQUE : l’entreprise doit tenir compte de ses obligations relatives à l’utilisation des véhicules et aux mesures de prévention liées à leur usage. En l’absence de la mise en place d’opérations spécifique, le dirigeant de l’entreprise se retrouve en situation d’infraction, par rapport au code du travail, au code de la sécurité sociale ou encore par rapport au code pénal. Exemple Article 222-19, suite à un accident. En cas de blessures entraînant une incapacité totale de travail (ITT) de 3 mois : 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende. En cas de violation manifestement délibérée d’une obligation de prudence ou de sécurité imposée par la loi, les peines sont portées à 3 ans et 45 000 € d’amende.
    A la bonne combinaison de ces paramètres vient se rajouter un autre critère, aussi important que les précédents :
    Le CHOIX DES PRESTATAIRES (Loueurs, pétroliers, pneumatiques…) et la mise en œuvre du changement qui impliquent la DRH, la Direction Financière, les Achats et l’IT.
    Autrement dit, de beaux enjeux, mais avec souvent beaucoup de travail à la clé.
    Peter KUSS – ESALYS.

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