Déplacements professionnels : comment les optimiser ?

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Déplacements professionnels : comment les optimiser ?

Les déplacements professionnels sont bien souvent un casse-tête pour les entreprises, tant pour le budget qu’ils représentent qu’au niveau logistique. Pour les rentabiliser et réduire leur impact sur l’environnement, voici des clés pour optimiser au maximum les déplacements de vos collaborateurs.

 

Dans une entreprise, les déplacements professionnels doivent répondre à plusieurs enjeux majeurs. Au premier rang : la réduction des coûts et l’impact sur l’environnement. En termes de temps comme d’argent, ces déplacements sont en effet coûteux, et il est donc indispensable pour une société d’exploiter tous les leviers d’optimisation à disposition.

 

Pour cela, les dirigeants peuvent mettre en place un Plan de Déplacements de l’Entreprise (PDE). Celui-ci vise à privilégier les moyens de transport moins polluants et recouvre généralement trois éléments essentiels : inciter les salariés à prendre les transports en commun, encourager la mise en place de covoiturage et faciliter le télétravail.

 

Repenser ses déplacements : solutions collaboratives et télétravail

 

La première chose pour une entreprise souhaitant optimiser les déplacements professionnels de ses collaborateurs est de regarder du côté des nouvelles technologies et des outils collaboratifs. Les applis de covoiturage par exemple, de plus en plus utilisées par les salariés et les voyageurs soucieux de réduire leurs dépenses, peuvent s’avérer être une solution idéale. Elles permettent en effet d’organiser les trajets, en mettant en relation les salariés proches.

 

Une autre solution possible est la géolocalisation des véhicules de l’entreprise, pour limiter les déplacements inutiles et réduire les coûts de déplacement en favorisant des itinéraires communs. Cette solution doit néanmoins être encadrée, déclarée auprès de la CNIL et respecter la vie privée des salariés.

 

Enfin, le télétravail peut être une bonne alternative pour limiter les déplacements, même ponctuellement. Il permet aux salariés de travailler à distance, depuis leur domicile. Cette solution doit en revanche s’accompagner de la mise en place d’outils adaptés : supports mobiles, données hébergées en cloud, plateformes collaboratives, etc.

 

Optimiser les notes de frais

 

Si les entreprises sont souvent conscientes de l’importance d’optimiser les déplacements professionnels, il n’en est pas toujours de même pour les notes de frais.

Aujourd’hui, il existe pourtant des solutions permettant d’automatiser l’ensemble des étapes du processus, en évitant les saisies manuelles. Cela représente un gain de temps considérable et une limitation des risques d’erreurs.

 

Les cartes carburant répondent bien à cette problématique. Chez TOTAL, la Carte TOTAL GR permet d’accéder à tous les produits et services nécessaires à ses déplacements : carburant, lavage, péage, parking… Plus besoin d’avancer de frais (donc plus besoin de notes de frais) ! Les dépenses sont automatiquement centralisées et regroupées sur une facture unique, accessible via un espace client personnalisé et intuitif. Une solution tout-en-un, qui allège le temps passé sur la gestion d’une partie des notes de frais.

 

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