Comment gérer les notes de frais de mes collaborateurs ?

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Comment gérer les notes de frais de mes collaborateurs ?

Les notes de frais représentent un budget conséquent pour une entreprise, mais également un volume de travail important. Il faut les collecter, les saisir, rembourser les collaborateurs… Voici des conseils pour mieux gérer les notes de frais au sein de votre entreprise.

On estime qu’en moyenne, un collaborateur déclare environ 460 euros de frais par mois. Un chiffre qui varie bien évidemment selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise, mais qui montre qu’il ne s’agit pas d’une dépense secondaire, mais bel et bien d’un réel budget !

 

Figurent donc dans les notes de frais toutes les dépenses engagées par le chef d’entreprise ou un salarié, dans le cadre d’une mission et dans l’intérêt de l’entreprise (ou pour les besoins de l’activité). Il peut s’agir de dépenses de restaurant, d’hébergement ou encore d’indemnités kilométriques. Ces notes doivent généralement être accompagnées de justificatifs.

 

Notes de frais : ce qu’il faut savoir

 

En ce qui concerne le remboursement, il existe 3 alternatives. Soit on rembourse exactement les montants payés par le salarié (tickets de péage, notes de restaurant…), soiton établit des frais forfaitaires en se basant sur un barème forfaitaire. Troisième possibilité : on applique une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, dont les modalités sont disponibles sur le site de l’Urssaf.

 

Quelle que soit la solution retenue, certaines règles concernant les notes de frais sont à connaître. Par exemple, concernant les dépenses de restaurant, doivent figurer sur le justificatif le motif de l’invitation ainsi que le nom des invités. Quant aux dépenses d’hébergement, elles doivent nécessairement remplir l’une des deux conditions suivantes : le salarié ne peut regagner son domicile à cause de l’éloignement (50 km minimum) ou son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet minimum).

 

Des outils pour gérer les notes de frais…

 

Une meilleure gestion des notes de frais représente sans aucun doute un gain de temps précieux pour une entreprise. C’est pourquoi il existe désormais des outils permettant de faciliter cette gestion. Ils regroupent automatiquement les notes de frais, de manière à donner une vision globale du budget de dépense de ses collaborateurs.

 

On peut notamment avoir recours à une simple application en ligne, ou bien à un logiciel en mode SaaS (« Software as a Service »), pour que les collaborateurs puissent enregistrer eux-mêmes leurs notes de frais. Vous pouvez également opter pour un logiciel à installer sur le réseau interne de l’entreprise, qui s’intègre directement à votre outil comptable. L’avantage de ce type de solution ? Un gain de temps maximum et une limitation du risque d’erreurs humaines.

 

D’autres solutions permettent aussi de s’affranchir de la gestion des notes de fais sur certains postes de dépenses mobilité. C’est le cas par exemple de la Carte TOTAL GR : en plus de vous faire bénéficier de tarifs préférentiels sur le carburant, celle-ci vous permet d’accéder à tous les produits et services utiles, comme le lavage, les péages, les parkings… Ces dépenses sont centralisées et regroupées sur une facture unique, disponible sur un espace client dédié. Une façon de réduire considérablement le temps fastidieux consacré à la vérification et au traitement des notes de frais.

 

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