Voyages professionnels : les astuces pour maîtriser son budget

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Voyages professionnels : les astuces pour maîtriser son budget

 

Pour n’importe quelle entreprise, et en particulier les TPE et les PME, les frais de déplacement professionnel peuvent représenter une part importante du budget. D’où l’intérêt de les optimiser au maximum. Voici quelques conseils pour maîtriser au mieux votre budget lors de vos voyages professionnels.

Crédits : Getty Image

Etablir un budget pour les voyages professionnels

Dédier une part du budget annuel aux voyages d’affaires peut permettre à une entreprise de ne pas dépasser ses capacités financières, et ainsi optimiser les coûts, tout en gardant le contrôle sur ses dépenses.

 

Une fois ce budget établi, l’entreprise peut mettre en place une politique de voyage pour ses collaborateurs, avec un budget à ne pas dépasser, les obligeant ainsi à optimiser eux-mêmes leurs frais de déplacement. Bien entendu, cette politique doit être adaptée à la taille et aux besoins de l’entreprise, ainsi qu’aux destinations et à la nature des déplacements.

 

Trouver les meilleurs prix

Cela semble tout simple, mais c’est pourtant un point essentiel, et parfois un peu oublié des entreprises : pour maîtriser son budget, il est essentiel de chercher les meilleurs prix et les meilleures affaires possibles.

 

Cette recherche des meilleurs prix passe par l’usage d’outils adaptés, comme les comparateurs de vols ou d’hôtels en ligne, ainsi que la souscription à des programmes d’abonnements comme le propose par exemple AccorHotels avec son offre Business Plus. Ce programme permet de bénéficier de réductions et d’avantages sur un grand nombre d’établissements à travers le monde.

 

Gérer les frais de déplacement professionnel

Enfin, centraliser les frais est un bon moyen d’optimiser les coûts. Une facture unique permet de regrouper tous les frais de déplacement et ainsi avoir une vision d’ensemble des coûts, qui deviennent alors plus facilement maîtrisables et contrôlables.

 

Même chose, certains outils permettent de gérer facilement les notes de frais. En plus d’un gain de temps non négligeable, cela peut s’avérer utile pour récupérer une partie de la TVA et de la TVS, puisque certaines dépenses liées aux voyages d’affaires peuvent être récupérées sur une partie du montant de ces taxes. Une bonne gestion des notes de frais permet donc d’économiser, tout en sensibilisant les collaborateurs sur leurs dépenses.

Retrouvez plus d’information sur le site AccorHotels Business Travel

Accor

 

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